Deze instructie beschrijft stap voor stap hoe u een contract verlengt voor een medewerker waarbij zowel het contract als de functie een einddatum hebben. Door de juiste stappen te volgen wordt het verlofrecht en verlofsaldo automatisch herberekend over de juiste periodes.
Inleiding & begrippen
Bij het verlengen van een contract waarbij zowel het contract als de functie een einddatum hebben, is het belangrijk de juiste stappen te doorlopen. Zo zorgt u ervoor dat het verlofrecht (en verlofsaldo) correct wordt herberekend over de verschillende periodes van het dienstverband.
| Begrippen | Uitleg |
| Verlofrecht | De hoeveelheid verlof waarop een medewerker recht heeft, op basis van de contractomvang en het dienstverband. |
| Verlofsaldo | Het actuele saldo verlof van de medewerker: toegekende uren & correcties min opgenomen verlof |
| Extra functie | Optie in HR Enterprise om een nieuwe (aanvullende) functie vast te leggen bij een bestaand dienstverband, zodat het verlofrecht per periode correct wordt geregistreerd. |
| Einddatum contract | De datum waarop het huidige contract (dienstverband) afloopt. |
| Einddatum functie | De datum waarop de huidige functieregistratie eindigt. Moet worden verlengd bij contractverlenging. |
| Herberekening verlof | Het automatisch opnieuw berekenen van het verlofrecht en -saldo na een wijziging in het dienstverband. |
Voorwaarden
Controleer vóór de verwerking of aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan:
| Bestaand contract | Er is een einddatum gevuld bij het bestaande contract. |
| Bestaande functie | Er is een einddatum gevuld bij de bestaande functie. |
| Medewerker in dienst | De medewerker blijft in dienst en krijgt een nieuw (verlengd) contract. |
Contract verlengen
Open het dienstverband via Dienstverband > Dienstverbanden en volg de onderstaande stappen.
| 1 | Navigeer via het linkermenu naar Dienstverband > Dienstverbanden. |
| 2 | Zoek de betreffende medewerker op via de zoekfunctie. |
| 3 | Maak via het mutatieformulier een nieuw contract aan. Pas de einddatum aan naar de nieuwe contracteinddatum, of laat de einddatum leeg als het contract voor onbepaalde tijd wordt. |
| 4 | Kies de juiste contractvorm |
| 5 | Voltooi de aanvraag. |
Nieuwe functie vastleggen (Extra functie)
Na het aanpassen van het contract legt u een nieuwe functie vast via de wijziging Extra functie. Dit is nodig om het verlofrecht voor de nieuwe periode correct te registreren.
| 1 | Klik rechts in het scherm op “Extra functie” in de lijst met wijzigingstypes. |
| 2 | Stel de ingangsdatum in op de startdatum van het nieuwe contract. |
| 3 | Voer optioneel een einddatum in als het nieuwe contract tijdelijk is. Laat leeg bij onbepaalde duur. |
| 4 | Vul alle verplichte velden in: Afdeling, Functie, Functie uren. Laat in dit geval de optie ‘Nieuw dienstverband’ op Nee staan. |
| 5 | Klik op Voltooien om de nieuwe functie op te slaan. Dien het verzoek in en keur deze goed. |
| Tip: Is het nieuwe contract voor onbepaalde tijd? Laat dan de einddatum van de nieuwe functie leeg. Het systeem berekent het verlofrecht dan voor een doorlopende periode. |
Verlofrecht controleren
Na het opslaan van de nieuwe functie controleert u of het verlofrecht correct is herberekend voor de juiste periodes.
| 1 | Controleer de balans bij Afwezigheid - Verlof voor een overzicht van de mutaties. | |
| 2 | Open de Rapportage Loopbaan en salarishistorie voor de medewerker. | |
| 3 | Verifieer of het verlofrecht per periode klopt (zie het rekenvoorbeeld in hoofdstuk 6). |
| Let op: Controleer altijd of de herberekening plaatsvindt over de juiste periodes. Bij een onjuiste ingangsdatum van de Extra functie kan het verlofrecht voor een verkeerde periode worden berekend. |
Rekenvoorbeeld verlofrecht
Onderstaand rekenvoorbeeld laat zien hoe het verlofrecht over meerdere periodes wordt opgebouwd na een contractverlenging met gewijzigde contractomvang (voltijdrecht: 144 uur per jaar).
Situatie vóór verlenging
| Element | Waarde |
| Contract | Tijdelijk – einddatum 28-2-2026 |
| Functie | Tijdelijk – einddatum 28-2-2026 |
Situatie na verlenging
Tabel 1. Rekenvoorbeeld verlofrecht (indicatief).
| Periode | Uren / week | Maanden | Verlofrecht |
| 1-3-2026 t/m 30-6-2026 | 36 uur | 4 | 48 uur |
| 1-7-2026 t/m 31-12-2026 | 32 uur | 6 | 64 uur |
| Totaal | 112 uur |
Wijzigingstypes met impact op verloftoekenning
De volgende wijzigingen kunnen gevolgen hebben voor de verloftoekenning en (her)berekening van het verlofsaldo:
| Wijzigingstype | Impact op verloftoekenning |
| Urenwijziging | Wijziging in contracturen leidt tot herberekening van het verlofrecht voor de betreffende periode. |
| Extra functie | Toevoegen van een nieuwe functie (2e dienstverhouding) leidt tot aanpassing van het verlofrecht per periode. |
| Functie beëindigen | Afsluiten van een functie beëindigt de verlofopbouw voor die functie per de einddatum. |
| Uitdiensttreding | Bij uitdiensttreding stopt de verlofopbouw per de laatste werkdag en wordt het saldo afgerekend. |
Veelgestelde vragen
| V: Waarom moet ik een Extra functie vastleggen bij contractverlenging? |
A: Wanneer een functie een einddatum heeft, stopt de verlofopbouw op die datum. Door een nieuwe functie (Extra functie) vast te leggen met de ingangsdatum van het verlengde contract, wordt het verlofrecht voor de nieuwe periode correct geregistreerd en herberekend.
| V: Wat gebeurt er als ik de einddatum van de functie niet aanpas? |
A: Het verlofrecht wordt niet herberekend voor de periode na de einddatum van de oude functie. De medewerker bouwt in die periode geen verlof op.
| V: Moet ik de einddatum van de nieuwe Extra functie invullen? |
A: Alleen als het nieuwe contract tijdelijk is. Laat de einddatum leeg als het contract voor onbepaalde tijd wordt – het systeem berekent dan het verlofrecht voor een doorlopende periode.
| V: Hoe controleer ik of het verlofrecht correct is herberekend? |
A: Gebruik de balans in de module Afwezigheid-Verlof. Vergelijk de periodes met de verwachte contractomvang.of raadpleeg het Rapport verlofsaldo.