Een werkgever mag zijn werknemer altijd documenten verstrekken waarop de eigen gegevens van de werknemer staan. De werknemer is namelijk houder (eigenaar) van die gegevens. Er is geen enkele wet in Nederland of de EU die het werknemers verbiedt om over hun eigen gegevens te beschikken.

Verder, als werkgever heb je actieve informatieplicht onder de AVG (artikel 13) over welke persoonsgegevens je van je werknemer verwerkt. Dit betekent dat je ongevraagd je werknemers hierover moet informeren. Hoe kun je beter voldoen aan die informatieplicht dan de persoonsgegevens gewoon op de salarisstrook van de werknemer te presenteren. Alles handig in 1 overzicht bij elkaar.

Voor een werknemer is het verwerkte BSN bovendien een zeer belangrijk gegeven om op te controleren. Dit nummer wordt immers gebruikt om zijn pensioengegevens te communiceren met het pensioenfonds, zijn loonaangifte in te sturen op basis waarvan de werknemer weer rechten heeft op sociale verzekeringen, toeslagen, etc.

En met het verwerken van dat BSN blijkt nogal eens iets mis te gaan, het is meest voorkomende fout in de loonaangiftes naar Belastingdienst. Uit de meest recente terugkoppeling van Belastingdienst op alle ingediende loonaangiftes over september 2021 blijkt er in maar liefst 13.994 gevallen iets niet te kloppen aan het doorgegeven BSN!

Als de werkgever ervoor kiest het BSN niet op de loonstrook te vermelden dan zal hij een andere manier moeten bedenken om de maandelijks van de werknemer verwerkte persoonsgegevens te verstrekken aan de werknemer, er is immers actieve informatieplicht.

De werknemer heeft op basis van artikel 15 van de AVG inzagerecht in over hem verwerkte persoonsgegevens. Wat je niet wilt als werkgever is dat een werknemer hier beroep op doet. In dat geval ben je namelijk wettelijk verplicht alle informatie met persoonsgegevens van de werknemer inzichtelijk te maken (denk aan mailverkeer, controlelijsten, interne memo’s, etc).

Kortom, het niet vermelden van een BSN van een werknemer op zijn eigen salarisstrook is zeer onverstandig.