De salarisadministrateur voert elke periode de salarisverwerking uit. De salarisverwerking bestaat uit één of meerdere proefverwerkingen en na akkoord de definitieve verwerking.

In deze instructie staat de uitleg over allereerst de loonopdracht, vervolgens de salarisverwerkingen en tenslotte het salarisdossier.

Loonopdracht

Voor het uitvoeren van een salarisverwerking maak je eerst de een loonopdracht aan, waarmee je definieert hoe de salarisverwerking uitgevoerd moet worden.

• Selecteer Salaris
• Selecteer Loonopdracht

Maak een nieuwe loonopdracht.

• Klik op de + knop bij Loonopdrachten.

Nu vul je de gegevens voor de loonopdracht in.

• Selecteer de Werkgever
• Selecteer de Periode
• Bepaal de Betaaldatum

• Standaard staat de ‘Soort run’ op Normaal. Deze waarde hoort bij de hoofdboeking, dat is de reguliere verwerking van het salaris. Wijzig dit alleen indien van toepassing.
• Laat ‘Bijzondere situatie’ op Niet van toepassing staan. Neem bij twijfel eerst contact met BCS op.
• Vul de omschrijving in voor de bankbetaling en de tekst die op de loonstrook moet komen.

• Als er in deze periode ook afdrachtverminderingen of eindheffingen moeten worden verwerkt, voer je de bedragen hier bij de loonopdracht in
• Klik op Opslaan

Bij de loonopdracht is het mogelijk om de overschrijding van de werkkosten van voorgaand boekjaar op te geven. Vul het veld “Eindheffing overschrijding werkkosten” met het bedrag dat aan de Belastingdienst afgedragen moet worden à 80% van x,xx.

Dit af te dragen bedrag zal dan als correctie op de loonaangifte van periode 1 verwerkt worden.

Salarisverwerking(en)

Voor het uitvoeren van (proef)berekeningen klik je op Salarisverwerking.

• Selecteer Salaris
• Selecteer Salarisverwerking

Salarisverwerking toevoegen

Klik op de + knop naast Overzicht om een salarisverwerking in te stellen

Salarisverwerking starten 

Stel eerst in van welke loonopdracht je de salarisverwerking wilt opstarten.

• Selecteer de administratie in het veld Vanaf administratie.
• De periode en het volgnummer worden automatisch gevuld op basis van de loonopdracht.
• Vul de Betaaldatum in
• Vul bij Loonstroken naar DPD de datum in waarop de loonstroken naar het Digitaal Personeelsdossier moeten worden gepubliceerd.
• Pas in het veld ‘Salarisverwerking naam’ de omschrijving eventueel aan. Bijvoorbeeld in: Naam of nummer van de administratie, gevolgd door de periode en het volgnummer.
• Klik op Uitvoeren.

Salarisverwerking uitvoeren

Het uitvoeren van de salarisberekening duurt ca. 5 tot 15 minuten, afhankelijk van de grootte van de administratie.

• Klik na verloop van tijd op de knop Verversen in je browser, of de toets F5 om te zien of de loonberekening is uitgevoerd.

💡Let op, na verversen is de selectie in dit scherm ingesteld op de bovenste rij in het overzicht.

💡Tijdens het uitvoeren van de salarisverwerking zijn resultaten van eerdere salarisverwerkingen niet beschikbaar

Resultaat

Direct na het uitvoeren van de salarisverwerking is de uitvoer als een lijst met bestanden zichtbaar in het scherm.

• Controleer de uitkomsten met behulp van de bestanden van de salarisverwerking.

💡Gebruik de zoekbalk bovenin om te filteren op bestandsnamen. Typ bijvoorbeeld ‘Loonstrook’ en daarna Enter om het bestand met loonstroken direct in beeld te krijgen.

💡Klik op de regel om een preview van het bestand te zien.

💡Klik in het previewscherm eventueel op Download om het bestand te downloaden naar je lokale downloadmap, bijvoorbeeld om het te kunnen openen in je eigen pdf-programma.

💡Klik in het previewscherm op Volgende om het volgende bestand uit de lijst in beeld te krijgen.

💡Alleen de pdf-bestanden worden getoond, bij een csv-bestand blijft de preview leeg maar het bestand kun je wel downloaden.

Afkeuren of Afronden 

Onderin het beeld zie je twee knoppen: Afkeuren en Afronden.

• Met Afkeuren stop je deze proefverwerking, zodat je eerst aanpassingen kunt doen in de personeelsgegevens en de (proef)berekening later kunt herhalen.
• Met Afronden kies je ervoor om de salarisverwerking definitief te maken. Hierdoor wordt de salarisverwerking nogmaals uitgevoerd inclusief alle uitvoer, zoals de journalisering.

Afkeuren

Kies voor Afkeuren als je nog aanpassingen wilt doen in de invoer voor deze salarisverwerking.

• Klik op Afkeuren en bevestig in het volgende scherm je keuze.
• Voer de benodigde correcties uit in de module Dienstverband.

Opnieuw uitvoeren

Na afkeuren zijn alle salarisverwerkingen weer zichtbaar in het overzicht. De laatste (afgekeurde) salarisverwerking staat bovenaan.

Wanneer je klaar bent voor een nieuwe salarisverwerking, kun je die opstarten door opnieuw op het plusje te klikken naast Overzicht, of via de knop Opnieuw uitvoeren onderaan het scherm van de afgekeurde salarisverwerking.

Resultaat

Het opnieuw uitvoeren van een salarisverwerking leidt opnieuw tot resultaten in de vorm van een lijst bestanden, op dezelfde manier als de eerste salarisverwerking.

Na deze volgende salarisverwerking heb je opnieuw de keuze voor Afkeuren of Afronden.

Afronden (Goedkeuren)

Kies voor Afronden om de definitieve verwerking uit te voeren.

• Klik op Afronden en bevestig in het volgende scherm je keuze.

De definitieve salarisverwerking wordt direct uitgevoerd. In de regel onder Overzicht zie je dat het klokicoontje nu verder gevuld is dan bij de vorige verwerking.

💡Let op, het scherm wordt niet automatisch ververst. Klik na verloop van tijd op Verversen (F5) om te zien of de resultaten beschikbaar zijn.

Resultaat 

Na het uitvoeren van de salarisverwerking is de uitvoer als een lijst met bestanden zichtbaar in het scherm. De definitieve verwerking resulteert in dezelfde bestanden als bij de proefverwerking, plus alle overige uitvoer voor bijvoorbeeld journalisering, betaling, pensioenaangifte, loonaangifte enzovoorts.

• Controleer de resultaten.

Publiceren

Als de definitieve salarisverwerking akkoord is, moet je Publiceren. Hierdoor worden alle bestanden van de salarisverwerking opgeslagen in het Salarisdossier en verdwijnen ze uit het resultatenscherm.

💡Klik op Publiceren en bevestig in het volgende scherm je keuze.

Het klokicoontje rechts in de regel van het Overzicht scherm toont de voortgang van de publicatie.

Het resultatenscherm toont de melding dat de afronding bezig is.

Salarisdossier

De documenten van de salarisverwerking zijn opgeslagen in het Salarisdossier. De documenten zijn vanaf nu daar terug te vinden.

• Selecteer Salaris
• Selecteer Salarisdossier

Met behulp van het filter zoek je op werkgever, jaar, afrekenperiode enzovoort.

• Gebruik het filter om de gewenste documenten op te zoeken

Net als in het resultaatscherm van de salarisverwerking kun je een preview van het bestand openen door erop te klikken.

Ook kun je meerdere of alle bestanden door middel van het selectievakje aanvinken en in één keer downloaden.

Opmerkingen

💡 Werknemers zien hun loonstrook in hun digitale personeelsdossier (DPD) op de dag ná publicatiedatum van
de loonstroken.

💡De publicatiedatum van de loonstroken heb je ingesteld bij het aanmaken van de loonopdracht.

💡 Met het overzetten van de bestanden naar het salarisdossier wordt het loonaangiftebestand gelijk klaargezet
voor verzending naar de Belastingdienst.

💡 De inzending naar de Belastingdienst vindt nog dezelfde of uiterlijk de volgende werkdag plaats.