Deze werkinstructie beschrijft hoe politiek verlof administratief verwerkt moet worden in HR Enterprise, zodat het salaris, de pensioenopbouw en de overige arbeidsvoorwaarden correct worden aangepast.
Situatie
Wanneer een medewerker politiek verlof opneemt om elders een politieke functie te bekleden, wordt tijdens deze periode een deel van de werkzaamheden in de oorspronkelijke functie niet uitgevoerd. Het salaris en de pensioenopbouw in de oorspronkelijke functie moeten daarom naar rato worden verminderd.
Omdat de medewerker in de politieke functie pensioen opbouwt, dient de pensioenopbouw in de oorspronkelijke functie voor het verlofgedeelte te worden gekort.
Verwerking in de salarisadministratie
Stap 1. Salariskorting vanwege politiek verlof
Ga naar Dienstverbanden > Toelagen en inhoudingen > Vaste toelagen en inhoudingen. Leg de salariskorting vast met één van onderstaande rekencodes:
- 3967 Korting Politiek verlof (B)
- 3968 Korting Politiek verlof (S)
Deze werkinstructie beschrijft hoe politiek verlof administratief verwerkt moet worden in HR Enterprise, zodat het salaris, de pensioenopbouw en de overige arbeidsvoorwaarden correct worden aangepast.
Het salaris/bezoldiging wordt hiermee gekort voor het deel waarvoor politiek verlof wordt opgenomen. Door het gebruik van deze rekencodes wordt automatisch een indicatiewijziging aan het pensioenfonds ABP doorgegeven:
- WVP: Werknemer met volledig politiek verlof (100% verlof).
- WGP: Werknemer met gedeeltelijk politiek verlof (minder dan 100% verlof).
Stap 2. Correctie reservering Individueel Keuzebudget (IKB)
Leg in hetzelfde scherm ook de korting op de IKB-opbouw vast met 3981 Korting reservering IKB.
De opbouw van de IKB-reservering wordt verminderd overeenkomstig het percentage politiek verlof.
Stap 3. Correctie pensioengeldigheid OP/NP-premie
De korting op de pensioengeldigheid leg je ook in hetzelfde scherm vast met 3984 Korting pensioengeldendheid.
De pensioengrondslag voor de OP/NP-premie wordt naar rato aangepast.
ABP ontvangt hiermee de gegevens waaruit blijkt dat sprake is van politiek verlof. Gedurende de verlofperiode wordt de pensioenopbouw naar rato vastgesteld.
Aandachtspunt AP-premie
De AP-premie wordt niet automatisch gekort. Hierdoor kan op de loonstrook een negatief resultaat ontstaan. Dit bedrag dient door de medewerker aan de werkgever te worden terugbetaald.
Controleer de loonstrook op een eventueel negatief saldo. Informeer de medewerker over het ontstane bedrag en de wijze van terugbetaling conform de interne procedure.
Controle vaste vergoedingen
Controleer altijd of de medewerker vaste vergoedingen ontvangt, zoals:
- reiskostenvergoeding;
- thuiswerkvergoeding;
- bereikbaarheidsvergoeding;
- overige vaste toelagen of vergoedingen.
Pas de betreffende vergoedingen aan op basis van de nieuwe situatie en het percentage politiek verlof.
Controlelijst
Bij registratie van politiek verlof controleren:
☐ Percentage politiek verlof vastgesteld.
☐ Rekencode 3967 of 3968 ingevoerd.
☐ Rekencode 3981 ingevoerd voor korting IKB-reservering.
☐ Rekencode 3984 ingevoerd voor correctie pensioengeldigheid OP/NP.
☐ Loonstrook gecontroleerd op negatief resultaat door AP-premie.
☐ Medewerker geïnformeerd indien terugbetaling noodzakelijk is.
☐ Vaste vergoedingen gecontroleerd en indien nodig aangepast.
☐ Pensioenindicatie (WVP of WGP) gecontroleerd. op het verslag APG-premies in de kolom Verbijzondering
Na uitvoering van bovenstaande stappen zijn salaris, IKB-opbouw, pensioenopbouw en eventuele vergoedingen correct afgestemd op de periode van politiek verlof.