De overheid heeft aangekondigd dat de maximale onbelaste reiskostenvergoeding stijgt van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026.
De verhoging geldt voor:
✅ zakelijke kilometers;
✅ woon-werkverkeer;
✅ alle vormen van vervoer, zoals auto, openbaar vervoer, fiets en lopen.
Let op: dit is geen verplichte maatregel. Als werkgever mag je de hogere vergoeding onbelast toepassen, maar je bent niet verplicht om deze verhoging door te voeren. Wel kan het verstandig zijn om te controleren of hierover afspraken zijn vastgelegd in arbeidsvoorwaarden of cao. Zo adviseert de Vereniging Werken Voor Waterschappen (VWVW) nog te wachten met de verwerking in de salarisadministratie.
Wat betekent dit voor HR en salarisadministratie?
Kies je ervoor om de vergoeding te verhogen naar € 0,25 per kilometer? Dan zijn er in HR Enterprise een aantal acties nodig.
Aanpassingen in HR Enterprise
- Maak een nieuwe declaratiesoort definitie aan
Als het nieuwe tarief per 01-01-2026 moet ingaan, begin je met het aanmaken van een nieuwe declaratie definitie met het tarief van € 0,25 per kilometer. - Ga vervolgens naar Case Definities en maak daar een nieuwe definitie aan. Koppel hierin alle declaratiesoorten die per 01-01-2026 actief moeten worden of actief moeten blijven.
- Maak daarna bij Declaratie-instellingen een nieuw bereik aan met ingangsdatum 01-01-2026.
Let op: voeg ook eventuele andere bereiken toe waarvoor geen wijziging geldt. Als je die niet opneemt in het nieuwe bereik, komen ze te vervallen.
Houd rekening met de overgangsperiode
Voor dit onderdeel is het belangrijk om te weten hoeveel maanden terug een reisdeclaratie mag worden ingevoerd.
Is het nog mogelijk om over 2025 reisdeclaraties te registreren? Dan zijn in de overgangsperiode beide declaratiesoortdefinities zichtbaar:
- de definitie met het oude tarief van € 0,23;
- de definitie met het nieuwe tarief van € 0,25.
Kiest een medewerker voor de oude definitie? Dan kan alleen een declaratiedatum worden gekozen tot en met 31-12-2025. Datums vanaf 01-01-2026 zijn dan niet beschikbaar.
Kiest een medewerker voor de nieuwe definitie? Dan geldt het omgekeerde: alleen datums vanaf 01-01-2026 zijn beschikbaar.
Tip
Leg in je administratie vast op welke datum je de aanpassing hebt doorgevoerd. Omdat reisdeclaraties niet in de toekomst geregistreerd kunnen worden, kun je daarmee later eenvoudiger bepalen vanaf welke declaratiedatum het nieuwe tarief is gaan gelden. Dat maakt ook een eventuele nabetaling overzichtelijker.
Advies: wacht ongeveer één maand met de nabetaling
Ons advies is om ongeveer één maand te wachten voordat je de nabetaling verwerkt.
Daar zijn twee redenen voor:
- er kunnen al declaraties tegen het oude tarief zijn ingediend die nog niet zijn goedgekeurd of uitbetaald;
- er kunnen ook declaraties zijn geregistreerd tegen het oude tarief die nog ingediend moeten worden.
Door even te wachten, krijg je een zo compleet mogelijk beeld van alle declaraties over 2026 die nog tegen € 0,23 per kilometer zijn vergoed.
Nabetaling bepalen
Voor het bepalen van de nabetaling kun je het rapport Declaraties t.b.v. Excel gebruiken.
Werkwijze
- Draai het rapport Declaraties t.b.v. Excel.
- Plaats een filter op soort ‘reiskosten’.
- Laat daarmee de overige gedeclareerde onkosten buiten beschouwing.
- Bepaal vervolgens op basis van:
- het registratienummer,
- de rekencode,
- en de afstand
wat er per medewerker moet worden nabetaald.
Het rapportbestand kan daarna als basis dienen voor het vullen van het bulkimportbestand.
Verwerking in de loonadministratie
De Belastingdienst heeft toegelicht dat werkgevers de verhoging van € 0,02 per kilometer ook met terugwerkende kracht kunnen verwerken in de loonadministratie. Hoe je dat doet, hangt af van de manier waarop de vergoeding eerder in 2026 is verwerkt.
Situatie 1: je vergoedde € 0,23 of minder per kilometer
Heb je sinds 1 januari 2026 maximaal € 0,23 per kilometer vergoed? Dan mag je de verhoging van € 0,02 per kilometer alsnog onbelast vergoeden bij een volgende loonbetaling.
Situatie 2: je vergoedde meer dan € 0,23 en het meerdere was belast loon
Heb je meer dan € 0,23 per kilometer vergoed en het bedrag boven € 0,23 als belast loon verwerkt? Dan kun je de loonaangiften over die tijdvakken corrigeren en het loon en de ingehouden loonheffingen verlagen met € 0,02 per kilometer.
Situatie 3: je vergoedde meer dan € 0,23 en betaalde daarover al eindheffing
Heb je het belaste deel eerder als eindheffingsloon aangewezen en daarover al 80% eindheffing werkkostenregeling betaald? Dan mag je de eindheffing over die € 0,02 per kilometer verrekenen in een volgende aangifte loonheffingen.
Situatie 4: je werkt met de salderingsregeling
Maak je gebruik van de salderingsregeling? Dan geldt met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 het nieuwe bedrag van € 0,25 per kilometer.
IKB: uitruilbedrag per kilometer
In de IKB-module is het uitruilbedrag per kilometer in de definitie Uitruil woon-werk uitgegrijsd. Dit bedrag kun je dus niet zelf aanpassen.
Het tarief is centraal aangepast naar € 0,25 per kilometer. Door deze wijziging kunnen medewerkers automatisch over de voorgaande periode € 0,02 per kilometer extra uitruilen.
Vaste kilometervergoeding aanpassen
De tariefswijziging van de vaste kilometervergoeding pas je wel individueel aan.
Ga hiervoor naar: Organisatie > Werkgever beheer > Instellingen. Daar kun je het bedrag onbelast per kilometer wijzigen naar € 0,25.
Informeer medewerkers tijdig
Naast de technische en administratieve verwerking is het verstandig om medewerkers tijdig te informeren over:
- het nieuwe tarief;
- de ingangsdatum;
- eventuele nabetalingen;
- en wat dit betekent voor declaraties die nog ingediend moeten worden.
Dat voorkomt vragen achteraf en helpt om de overgang zorgvuldig te laten verlopen. Ook in de communicatie vanuit BCS wordt benadrukt dat het hier niet alleen gaat om vergoedingen, maar vooral om medewerkers die zonder zorgen naar hun werk kunnen reizen.
Hulp nodig?
Heb je ondersteuning nodig bij het doorvoeren van deze wijziging? Maak dan een ticket aan via de Servicedesk.