HR Enterprise

Dienstverbanden – Vervoer

Vervoersmiddel registratie

Het is vanaf nu mogelijk om een auto of fiets van de zaak toe te wijzen aan een medewerker. Hiervoor is een nieuwe wijzigingsdefinitie beschikbaar. Ga hiervoor naar Dienstverbanden > Dienstverbanden definities en maak deze aan. De definitie dient vervolgens te worden toegepast in de Instellingenpagina of te worden geautoriseerd voor een rol. Navigeer vervolgens naar de Dienstverbanden pagina en klik op het wijzigingstype. Zoals bij alle Dienstverbandwijzigingen is de startdatum vooraf ingevuld op basis van de huidige verloningsperiode.

Je kunt meerdere vervoersmiddelen tegelijk opvoeren en/of bewerken. Start een nieuwe toewijzing door op de + knop te drukken. Er opent een nieuwe rij, waarbij kan worden gekozen voor een vervoersmiddel van de betreffende werkgever voor de medewerker. Deze lijst wordt opgebouwd aan de hand van de definities in het Vervoersmiddelen beheerscherm. De applicatie controleert welke vervoersmiddelen beschikbaar zijn voor de gekozen periode en of deze niet al eerder zijn toegewezen aan een andere medewerker. De startdatum per rij betreft de ingangsdatum van de toewijzing aan de medewerker. De (optionele) einddatum betreft de einddatum van toewijzing. Gedurende deze periode wordt er op basis van de fiscale waarde, bijtelling en verplicht op te geven eigen bijdrage een inhouding berekend voor iedere (of gedeelte van een) maand.

We tonen alle vervoersmiddelen die zijn toegewezen op basis van de start datum van het Dienstverband verzoek, inclusief vervoersmiddelen waarvan de startdatum in de toekomst ligt.

In onderstaand voorbeeld wordt een auto toegewezen met als ingangsdatum 1 Februari 2025. Deze datum wordt vooraf standaard gevuld met de startdatum van het Dienstverband verzoek. Je mag hier vanaf wijken en een eigen startdatum hanteren. Er is nog geen einddatum opgegeven, wat betekent dat deze toekenning blijft lopen totdat deze wordt beëindigd middels een nieuw verzoek. De fiscale waarde is € 53.495,00 met een bijtelling van 25%. Deze waardes zijn niet te muteren, omdat deze worden vastgelegd in het beheerscherm voor vervoersmiddelen. De opgegeven eigen bijdrage is hier € 150.00. Indien er geen eigen bijdrage is, dan kan hier 0 worden ingevuld.  

Vervoersmiddel aanmaken vanuit het wijzigingstype

Het is in dit scherm ook mogelijk om direct een nieuwe registratie aan te maken. In het keuzemenu is altijd de optie ‘Nieuw vervoersmiddel’ beschikbaar. Je kunt dan ter plekke een vervoersmiddel registreren. Wanneer je voor deze optie kiest, dan dien je de volgende onderdelen verplicht aan te vullen:

• Type vervoersmiddel (Auto/Fiets)
• Kenteken / Registratienummer
• Fiscale waarde
• Wijzigingspercentage
• Eigen bijdrage

De applicatie controleert of het vervoersmiddel al in gebruik is. Indien in gebruik, dan kan je niet verder en zal je het vervoersmiddel uit de keuzelijst moeten selecteren. Nadat de registratie is goedgekeurd in de fiatteer-pagina, kun je het vervoersmiddel ook gebruiken voor nieuwe aanvragen. Is deze niet beschikbaar in nieuwe aanvragen? Dan is het vervoersmiddel al toegewezen aan een andere medewerker en/of het leasecontract overlapt slechts deels met de toewijzing aan de medewerker.

Termijn leasecontract bij aanmaken nieuwe registratie

Bij het aanmaken van een registratie gebruiken we de start- en einddatum van de toewijzing als start- en einddatum van het leasecontract. Je kunt dit na goedkeuring van de registratie aanpassen in het beheerscherm. Let er in dit geval op dat alleen het kenteken zichtbaar is. Indien gewenst, dan kunnen de eigenschappen van het vervoersmiddel worden aangepast of verrijkt in het beheerscherm.

Salarisdossier en loonstrook

In het salarisdossier kunnen de mutaties die het toekennen van een vervoersmiddel met zich meebrengen worden opgevraagd. In het loonstrokenbestand zijn de mutaties en het effect op medewerkerniveau zichtbaar, al dan niet met eigen bijdrage.